שלב ראשון: פניה מתקבלת מתושב דרך הטלפון או האינטרנט
שלב שני: הפניה מוקלדת למערכת המידע המקושרת לכל אגפי ומחלקות העירייה. לשם טיפול יעיל בפניה מתבקש התושב לתת את מירב הפרטים לדרוש טיפול וטלפון להחזרת תשובה ו/או המשך טיפול בפניה.
שלב שלישי: הפניה מועברת לגורמים המטפלים. במקרים בהם פניית התושב דחופה המוקד מוסר את הפנייה מיידית לגורם המטפל. ישנן פניות המטופלות ע"י גורמים משולבים, ובאחריות המוקד העירוני לתאם ביניהם, עד לפתרון המפגע, ולשביעות רצונו של הפונה. לאורך כל הדרך מתבצעת בקרה על הטיפול בפנייה, המשך הטיפול בה וסגירתה.
אחת לתקופה מתבצע מעקב אחר מצב הפניות בין האגפים והמחלקות בעירייה, וניתנים דוחות מפורטים לכל האגפים והמחלקות להמשך טיפול בפניות ו/או שימת דגש לפניות אלו ואחרות (במקביל מועבר דו"ח למנכ"ל הרשות למטרת מעקב).
דוא"ל: moked@rehovot.muni.il